La clef pour être productif

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Je souris.
Je souris parce que j’ai volontairement choisi un titre accrocheur et que visiblement vous êtes tombés dans le panneau. Ma cousine Coline, qui est une femme brillante et que j’admire, m’a partagé ce matin cet article : 5 stratégies pour faire plus en moins de temps. En me demandant s’il s’agissait d’un sujet souvent abordé dans mes coachings. J’ai lu l’article et puis nous avons échangé un peu dessus. Et je me suis rendue compte que j’avais des avis sur le sujet à partager.

Je ne suis vraiment pas en phase avec la plupart des conseils donnés dans cet article. Enfin plus. Car pour être honnête, ça n’a pas toujours été le cas. Á une époque j’étais friande de tous ces conseils pour être en maîtrise du temps. Je ne prétends pas avoir résolu cette question. Mais voilà où j’en suis dans mes réflexions et dans mes expériences.

La première chose que j’ai comprise c’est que ça ne sert à rien de chercher à gagner du temps. Du temps on en a plein. C’est même la ressource la plus présente dans notre quotidien. J’avais lu dans un article (que je suis triste d’avoir égaré) que nous avons 24h dans une journée. Vous vous rendez compte ? 24h ? Soit 1440 minutes. Et que tous les matins, le compteur se remet à zéro. C’est magique. Et on cherche à gagner du temps. Alors qu’il est déjà là. Une bonne façon de s’en rendre compte, c’est de… ne rien faire. Si je pose mon stylo au moment où j’écris, et que je me tiens juste là en silence, je peux palper le temps. Et si je pousse ma démarche un peu plus loin, que je m’accroche au temps et que je laisse de côté le truc super urgent que je devais faire, et bien je réalise que la terre ne s’est pas arrêtée de tourner, que je suis encore vivante. Et même parfois, cette chose urgente ne l’est plus du tout.

La deuxième chose, c’est mon impression que chercher à être productif ne rend pas forcément heureux. Et que l’on n’apporte pas forcément de valeur autour de soi : à son équipe, son entreprise, sa famille. Plutôt que d’être productif, je pense qu’il vaut mieux essayer d’avoir de l’impact, d’apporter quelque chose qui fait sens. Et parfois, on y arrive en faisant une toute petite chose qui prend 5 minutes. Quand j’arrive chez un client, il m’arrive de me demander : qu’est-ce que je pourrais faire aujourd’hui qui aurait de la valeur pour cette équipe ? Et en général cela fait sauter en un rien de temps ma to-do-liste au profit d’une nouvelle action.

La troisième chose, c’est Lyvia Cairo qui me l’a inspiré. C’est la différence entre la to-do list physique qui ne cesse de se remplir de choses que l’on souhaite faire, de choses que l’on nous demande de faire. Et la to-do-list de ton âme. Celle qui correspond à ce que tu es censé faire sur terre. Tu sais, ce qui fait que ta vie à un sens. Sans rentrer dans les détails, tu comprendras qu’il faut faire attention à la première. Tu risques de te réveiller un matin sans comprendre pourquoi tu en es là. L’autre en revanche, a plus de chances de t’amener au bonheur.

La quatrième chose c’est que c’est difficile de rajouter des livres dans une armoire déjà pleine. Avant de s’ajouter des projets dans son quotidien, mieux vaut commencer par en retirer. Je parle de projets mais cela s’applique globalement à tout ce qui prend du temps : activités, relations, engagements… On retrouve cette idée dans la technique “la magie du rangement” de Marie Kondo. Et cela me fait aussi penser aux product owners dont le métier n’est pas uniquement de penser à de nouvelles fonctionnalités pour leur produit mais aussi à savoir en enlever. Parce que de cette façon le produit est plus facile à maintenir, le risque de perdre un client est moindre, etc… C’est peut-être une drôle d’analogie mais je vois des liens dans toutes ces choses là.

J’aurais encore plusieurs choses à dire sur cette quête de productivité. Mais ça n’explique pas comment je m’y prends concrètement. Qu’est-ce que je mets en place pour “bien gérer mon temps”.

Alors j’ai essayé PLEIN de choses. Les to-do-list écrites, virtuelles, collaboratives, organisées, illustrées… La fameuse méthode GTD (Getting things done) sur laquelle je suis restée scotchée un bon moment. Et je ne peux pas dire que je l’ai complètement abandonnée d’ailleurs (j’y reviendrai). Elle m’a effectivement permis de tenir tous mes engagements et d’abattre une sacré quantité de tâches. En revanche, je me suis vite rendue compte que je ne me sentais pas bien au quotidien. Que j’étais devenue une sorte de machine à terminer des sujets “au raz des pâquerettes”. Que je n’écoutais pas suffisamment mes tripes, autrement dit : mon énergie du moment, mon envie, mon ressenti. Or il n’y a que comme ça que l’on parvient à faire des choses en accord avec qui l’on est et donc à réaliser de grandes choses.

La première chose que je mets en place c’est une sorte de vision board de mon année à venir. Pas la peine d’être en janvier pour le faire. Et ce serait bête de s’interdire de l’enrichir au cours de l’année. Je prends un tas de magasines, des ciseaux, colle, feutres. Et je découpe tout ce qui m’inspire : visuels, textes. Puis je les dispose comme bon me semble sur une grande feuille de paper board. Que je colle ensuite sur un mur.

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VISION BOARD DE MON ANNÉE


Depuis un moment, et après l’avoir proposé à une équipe, je me définis des OKR personnels (comme le suggère John Doerr dans son TED talk). Imaginons que nous soyons en janvier : je m’installe au calme dans un endroit dans lequel je me sens bien, je prends mon stylo et je note 3 “strech goals” pour la période de janvier à mars. Il s’agit d’objectifs ambitieux et qualitatifs (ex : je me sens bien dans mon nouvel appartement, je suis une grande voyageuse, je suis costumière). Mais ça pourrait être aussi : je suis un pro de la guitare, je suis un grand voyageur, j’ai un nouveau rôle qui me convient mieux au travail.

Ensuite, je réfléchis pour chacun des objectifs, à 3 “key results”. Il s’agit de trois résultats que je pense devoir atteindre pour compléter mon objectif. Il s’agit de résultats vérifiables et cette fois-ci réalistes. Exemple : je suis prête pour mon voyage en Suède => J’ai réservé mon billet d’avion / J’ai 3 adresses d’hôtels sympas où passer la nuit / J’ai contacté mon amie Patricia pour que l’on se mette d’accord sur un lieu de rencontre .
Je fais ceci pour chacun de mes objectifs. Puis je laisser reposer un peu. Je me laisse 1 jour pour revenir dessus si j’ai envie de modifier quelque chose.

Dernière étape : je prends mon cahier (bullet journal) dans lequel je note mes tâches du mois. 5 max. En lien avec mes OKR naturellement. Et je vérifie que ces tâches me mettent en joie. Il m’est arrivé de noter que des actions que je pense devoir faire mais sans envie. Résultat, à la fin du mois, je n’avais rien fait de ce qui était noté.

Comment est-ce que je suis tout ça ? Et bien j’ouvre chaque jour mon bullet journal dans lequel j’ai mes OKR et mes tâches du mois. Parfois je me note des tâches à la journée mais très rarement. Et quand je m’apprête à faire quelque chose, je vérifie bien que cela vient compléter mes tâches du mois qui elles-mêmes complètent mon OKR. Et c’est amusant car je réalise que j’ai souvent l’intention de faire des choses qui ne vont pas du tout servir mon objectif ambitieux. C’est bien de s’en rendre compte ! Ça permet de garder le cap.

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Et hormis ce bullet journal, terminées les to-do-list, GTD et autres supports. Je prends du temps pour faire des choses qui correspondent à mon cap et d’autres non mais consciemment. Et je me sens légère tout en ayant les choses bien en main.

Régulièrement, je coche ce que j’ai atteint. Ça peut être un objectif que je m’étais fixé à la journée ou bien un “stretch goal”.

J’ai oublié de dire que j’ai un seul cahier (ou bullet journal) pour les sujets pros et persos. Car je suis une seule et même personne.

J’ai enfin l’impression de me rapprocher de mon fonctionnement idéal. J’ai ma vie en main et plein de temps pour l’imprévu, la surprise, le coup de mou, le nouveau projet passionnant.

Voilà donc ne cherchez pas à être productif de mon point de vue : faites des choses qui ont du sens. Et prenez le temps.