Innover et engager les salariés : forum ouvert… Sur Teams
Innover et engager les salariés. C’est souvent la commande que je reçois de mes clients avant de proposer un forum ouvert. C’est un format avec un cadre relativement simple (attention, comme tout ce qui est décrit comme simple, c’est aussi très simple de le rater). Avec des résultats souvent surprenants et le mérite de faire vivre à tous un moment d’auto-organisation stimulant.
Le mois dernier, un client souhaitait répondre à une problématique en associant salariés, chercheurs et start-ups aux 4 coins de la France. Avec la contrainte de réaliser cette rencontre sur Teams. Pour un coût moindre.
J’ai eu envie d’essayer pour appréhender les différences avec les forums ouverts que j’organise habituellement dans des grandes salles de séminaires, des salles polyvalentes, des écoles, avec le jus d’orange renversé qui colle par terre, le bruit des chaises que l’on déplace sans cesse, les participants qui cherchent le scotch, l’odeur de transpiration en fin de journée, la poubelle qui déborde, les sourires et les poignées de mains, l’entraide pour tout ranger.
J’écris cet article pour me souvenir de l’expérience et pour partager avec ceux qui aimeraient la tenter.
La préparation
Que l'événement soit en ligne ou en présentiel, je prends toujours autant de temps à préparer un forum ouvert. Pas d’économie là-dessus.
Cela commence par expliquer aux commanditaires qui ne l’ont jamais vécu le cadre que l’on va proposer. Je me trouve toujours extrêmement maladroite à cette étape. Car un forum ouvert ça ne s’explique pas vraiment, ça se vit. C’est un peu comme raconter une colonie de vacances à quelqu’un d'extérieur, ça perd toute sa saveur.
L’invitation
L’invitation est toujours l'élément essentiel qui va déterminer en grande partie la réussite de l’évènement. Qui est-ce que l’on invite ? Quelle question on leur pose ? Et quelles contraintes on leur donne ? Les clients pensent souvent que la réussite de l’évènement se joue le jour J mais en réalité c’est bien avant. Dans la formulation du sujet sur lequel réfléchir, des contraintes qui favorisent la créativité.
Il faut que ce soit d’autant plus clair dans notre cas car nous mélangeons des personnes d’entreprises et d’expertises différentes.
Le dimensionnement
C’est un point abordé très tôt. Un forum ouvert est un cadre idéal pour faire réfléchir des grands groupes de personnes. En dessous de 10/15 ça n’a pas vraiment d’intérêt. Sur ce forum en ligne, on vise 50 participants, 7 salles de débat virtuel en parallèle. 2 itérations.
En présentiel, 1 facilitateur aurait suffit. Dans notre cas, et avec la multiplication des outils que nous utilisons, nous prévoyons 5 facilitateurs.
Les outils
Sur un forum ouvert en présentiel, pas de sujet. Je viens avec mes feuilles de paper board, mes feutres, mon scotch et je demande à mon client de la nourriture en abondance et des poubelles. Quand c’est possible un micro.
À distance, c’est un sujet qui prend de la place. Nous optons pour Teams car c’est l’outil utilisé par la plus grande partie des participants. Nous découvrons avec joie que la création de salles virtuelles à l’intérieur d’une réunion Teams est très simple. De même que leur donner un nom.
La navigation de salle en salle pour les participants est plus ou moins simple à comprendre selon si l’on est sur la version locale ou web. Selon si l’on a l’amour des interfaces Microsoft ou la détestation.
Vient ensuite la réflexion sur l’outil qui permettra à tous de prendre la main sur la place de marché. Se voir constituer librement l’ordre du jour est parfois un peu impressionnant. Si les participants doivent d’abord passer 10 minutes à comprendre comprendre l’ergonomie de l’outil tableau blanc, c’est un problème.
Nous optons pour un Padlet qui nous permet à la fois d’afficher la problématique, les règles et de donner la main aux participants pour déposer leurs idées sans avoir besoin de se créer un compte. C’est également sur cet outil que nous leur proposerons de décrire brièvement leur idée en respectant un canevas de restitution.
Comme à chaque forum ouvert, je prends le temps de rédiger le récit de l’évènement dans son intégralité et comme s’il avait déjà eu lieu, pour permettre aux facilitateurs et aux commanditaires de savoir quel rôle vont-ils jouer et à quel moment. Mais surtout, une fois que l’on a pensé au moindre petit détail, on peut être pleinement présent à ce qu’il se passe le jour J et à la magie de l’auto-organisation, des rencontres et de l’intelligence collective.
Le forum ouvert
Dès la connexion des participants, je constate deux choses : il ne peut y avoir qu’une seule conversation. Avec des personnes qui se connectent, et disent les uns après les autres “Bonjour” pour signaler leur présence. C’est assez stérile et un peu étrange. Dans un format en présentiel, les personnes arrivent, posent leurs affaires et commencent à converser en petits groupes, découvrent les lieux, se baladent, attaquent le buffet. Il se passe déjà des choses.
Autre point, je n’arrive pas à visualiser l’ensemble des visages qui apparaissent. Les participants ont l’amabilité d’allumer leur caméra mais l’outil me contraint à n’en voir qu’une seule partie. Je tente un autre affichage que le mode galerie mais mon ordinateur ne supporte pas cette opération et je suis obligée de quitter Teams puis de me reconnecter.
La suite se passe très bien. Les participants voient tous la même chose, entendent tous la même chose et les consignes semblent claires.
Lorsque j’ouvre la place de marché, c’est un peu la capharnaüm, les participants lèvent la main pour énoncer leur sujet alors que d’autres le rédigent directement sans l’énoncer sur le Padlet. En présentiel, la même chose peut arriver mais en général je fais barrage avec mon 1m62 et je tends gentiment le micro à ceux qui veulent proposer un sujet avant de se positionner sur les créneaux possibles.
Mes deux collègues me viennent en aide et reprennent un peu la main sur l’écriture des post-its en parallèle de la prise de parole de chacun.
Une fois le forum ouvert, mauvaise surprise : nous découvrons que certains participants ne parviennent pas à se rendre seuls dans les salles de leur choix. Nous ne savons toujours pas aujourd’hui pour quelle raison. Mais nous parvenons tout de même à les déplacer manuellement dans une salle virtuelle.
Au bout de quelques minutes les salles se remplissent, les conversations démarrent. Cela ne prend pas plus de temps que dans un événement classique.
Les groupes s’organisent facilement pour savoir comment utiliser les 45 minutes que nous leur accordons. La loi des deux pieds est vite appliquée et certains basculent de salle en salle. J’en fais de même car je suis en charge de 3 espaces. Je constate deux choses qui rendent les débats un peu plus froids : certains participants n’allument pas leur caméra, rentrent et sortent des salles. Quand on change de salle, il y a un court instant pendant lequel le son de la salle d’origine est perçu par la salle de destination. Cela entretient un peu le mystère sur qui est là ou non. C’est un peu déstabilisant pour ceux qui sont en plein débat.
Lors d’un forum ouvert en présentiel, je ne prévois pas de pause. Il y a un espace accessible en permanence pour grignoter et boire. Dans notre cas, les ordinateurs chauffent, les douleurs d’une position assise se font sentir, nous accordons 15 bonne minutes de pause. Là encore c’est assez froid. j’imagine que certains en profitent pour sortir du sujet, consulter leurs mails.
Cela explique peut-être que la deuxième itération est un peu moins dynamique.
Lors des temps de restitution tout le monde est respectueux et écoute. Cela manque un peu de chaleur. C’est souvent un moment où les groupes brandissent fièrement leur feuille de paper board avec leurs notes, se font applaudir, mettent en scène des situations. J’encourage les emojis applaudissements mais cela n’a pas le même effet.
Les résultats obtenus
Après 3h30 connectés sur Teams, 12 sujets débattus, 12 idées proposées, nous clôturons. Les participants saluent l’organisation, la réactivité sur les petits problèmes techniques et le plaisir de travailler avec des personnes différentes. Les commanditaires sont ravis des sujets proposés.
J’ai la sensation que l'événement est une réussite. Je ressens immédiatement le besoin d’aller marcher une bonne heure pour me dégourdir les jambes.
En conclusion, un forum ouvert à distance, cela fonctionne. Mais c’est plus froid. On perd le côté conversation de machine à café à la base du concept de Harrisson Owen. La magie de la rencontre, des mouvements physiques, des odeurs. C’est efficace d’un point de vue opérationnel mais moins d’un point de vue richesse interactionnelle. Donc à impérativement alterner avec du présentiel.